Erstattungsfähige Kosten beim Bildungsgutschein

Mit einem Bildungsgutschein können nicht nur die reinen Lehrgangskosten einer Weiterbildung oder Umschulung übernommen werden. Je nach Situation können auch Fahrtkosten, Kosten für auswärtige Unterbringung und Verpflegung sowie Kinderbetreuungskosten erstattet werden.

Maßgeblich ist, dass die Kosten unmittelbar durch die geförderte berufliche Weiterbildung entstehen und vor Beginn beziehungsweise rechtzeitig mit der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter geklärt wurden.

Die wichtigsten Regelungen finden sich in den §§ 83 bis 87 SGB III. Dort ist festgelegt, welche Weiterbildungskosten übernommen werden können.

Welche Kosten können beim Bildungsgutschein übernommen werden?

Als Weiterbildungskosten können grundsätzlich vier Kostenarten berücksichtigt werden:

• Lehrgangskosten und Kosten für eine notwendige Eignungsfeststellung,
• Fahrtkosten,
• Kosten für auswärtige Unterbringung und Verpflegung,
• Kosten für die Betreuung von Kindern.

Nicht jede Ausgabe während einer Weiterbildung ist automatisch erstattungsfähig. Entscheidend ist, ob die Kosten notwendig sind, unmittelbar mit der Weiterbildung zusammenhängen und im Rahmen der Bewilligung anerkannt wurden.

Wer eine Weiterbildung plant, sollte daher vor Beginn klären, welche Kosten konkret übernommen werden und welche Nachweise erforderlich sind.

Lehrgangskosten

Zu den Lehrgangskosten gehören zunächst die eigentlichen Lehrgangsgebühren. Diese werden bei einer geförderten Maßnahme in der Regel direkt mit dem zugelassenen Bildungsträger abgerechnet.

Zu den Lehrgangskosten können außerdem gehören:

• erforderliche Lernmittel,
• notwendige Arbeitskleidung,
• Prüfungsstücke,
• Prüfungsgebühren für gesetzlich geregelte oder allgemein anerkannte Zwischen- und Abschlussprüfungen,
• Kosten für eine notwendige Eignungsfeststellung,
• notwendige sozialpädagogische Begleitung, wenn sie Bestandteil der Maßnahme ist.

Ob einzelne Kosten in den Lehrgangskosten enthalten sind oder gesondert erstattet werden, hängt von Maßnahme, Träger und Bewilligung ab.

Kosten für eine Eignungsfeststellung

Vor einer Weiterbildung kann eine Eignungsfeststellung erforderlich sein. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn geprüft werden muss, ob die Teilnehmerin oder der Teilnehmer für eine bestimmte Umschulung, einen Beruf oder ein Bildungsziel geeignet ist.

Solche Kosten können zu den Lehrgangskosten gehören, wenn sie für die Maßnahme notwendig sind.

Wichtig ist auch hier: Die Eignungsfeststellung sollte vorher mit der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter abgestimmt werden. Wer ohne vorherige Klärung selbst Kosten verursacht, riskiert, diese nicht erstattet zu bekommen.

Fahrtkosten bei Weiterbildung

Fahrtkosten können übernommen werden, wenn sie durch die Teilnahme an der Weiterbildung entstehen.

Erstattungsfähig können insbesondere sein:

• Pendelfahrten zwischen Wohnung und Bildungsstätte,
• Fahrten zwischen auswärtiger Unterbringung und Bildungsstätte,
• Fahrten zwischen Arbeitsstelle und Bildungsstätte, wenn die Weiterbildung neben einer Beschäftigung erfolgt,
• Fahrten zwischen mehreren Bildungsstätten,
• An- und Abreise bei erforderlicher auswärtiger Unterbringung,
• eine monatliche Familienheimfahrt bei auswärtiger Unterbringung,
• anstelle der Familienheimfahrt eine monatliche Fahrt eines Angehörigen zum Aufenthaltsort der teilnehmenden Person.

Die Fahrtkosten müssen im Zusammenhang mit der bewilligten Weiterbildung stehen. Private Fahrten werden nicht übernommen.

Öffentliche Verkehrsmittel

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln werden grundsätzlich die Kosten berücksichtigt, die bei Benutzung eines zweckmäßigen regelmäßig verkehrenden öffentlichen Verkehrsmittels in der niedrigsten Klasse entstehen.

Mögliche Fahrpreisermäßigungen sollen genutzt werden. Wenn eine Monatskarte, ein Deutschlandticket oder ein anderes günstiges Ticket wirtschaftlicher ist als Einzelfahrten, kann dies bei der Erstattung berücksichtigt werden.

Fahrpreiserhöhungen können auf Antrag angepasst werden, wenn sie nicht nur geringfügig sind und der Bewilligungszeitraum noch ausreichend lange andauert.

Fahrtkosten mit dem privaten PKW

Wird ein privates Kraftfahrzeug genutzt, richtet sich die Erstattung grundsätzlich nach der Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes.

Für Fahrten mit einem Kraftfahrzeug werden derzeit 20 Cent je Kilometer zugrunde gelegt, höchstens jedoch 130 Euro für die jeweilige Fahrt.

Dieser Höchstbetrag kann insbesondere relevant sein bei:

• Anreise,
• Rückreise,
• monatlicher Familienheimfahrt,
• Fahrt eines Angehörigen zum Aufenthaltsort,
• einzelnen Pendelfahrten.

Bei Pendelfahrten ist zusätzlich die monatliche Begrenzung zu beachten, weil Fahrtkosten nur bis zur Höhe übernommen werden, die bei auswärtiger Unterbringung und Verpflegung nach § 86 SGB III insgesamt möglich wäre.

Berechnung von Pendelfahrten

Bei Pendelfahrten kommt es auf die tatsächliche oder regelmäßig zugrunde zu legende Strecke an. Maßgeblich ist die Hin- und Rückfahrt zwischen Wohnort und Bildungsstätte beziehungsweise zwischen der auswärtigen Unterkunft und der Bildungsstätte.

Vereinfacht lässt sich die Erstattung bei PKW-Nutzung so verstehen:

In der Verwaltungspraxis können pauschalierte Monatsberechnungen oder andere Berechnungsmethoden verwendet werden. Entscheidend ist letztlich die Bewilligung der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters.

Wer unsicher ist, sollte die voraussichtlichen Fahrtkosten vor Beginn der Maßnahme prüfen lassen.

Begrenzung der Fahrtkostenerstattung

Fahrtkosten für Pendelfahrten werden nicht unbegrenzt übernommen. Sie sind der Höhe nach auf den Betrag begrenzt, der bei auswärtiger Unterbringung und Verpflegung nach § 86 SGB III insgesamt übernommen werden könnte.

Das bedeutet: Bei sehr langen Pendelstrecken kann es sein, dass nicht die rechnerisch vollen Fahrtkosten erstattet werden, sondern nur bis zur gesetzlichen Obergrenze.

Aktuell ergibt sich aus den Höchstbeträgen für auswärtige Unterbringung und Verpflegung ein monatlicher Vergleichsbetrag von 588 Euro.

Auswärtige Unterbringung

Kosten für auswärtige Unterbringung können übernommen werden, wenn eine Unterkunft außerhalb des Wohnortes erforderlich ist, damit die Weiterbildung besucht werden kann.

Eine auswärtige Unterbringung kommt insbesondere in Betracht, wenn die Bildungsstätte vom Wohnort aus nicht in angemessener Zeit erreicht werden kann oder tägliches Pendeln unzumutbar wäre.

Dabei werden die Umstände des Einzelfalls berücksichtigt. Wichtig sind vor allem Entfernung, Fahrzeit, Unterrichtszeiten, Verkehrsanbindung und persönliche Situation.

Wann ist Pendeln unzumutbar?

Ob tägliches Pendeln zumutbar ist, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls. Als Orientierung können die Zumutbarkeitsregeln zu Pendelzeiten herangezogen werden.

Unverhältnismäßig lange Pendelzeiten können insbesondere vorliegen bei:

• mehr als zweieinhalb Stunden täglicher Pendelzeit bei einer täglichen Maßnahmezeit von mehr als sechs Stunden,
• mehr als zwei Stunden täglicher Pendelzeit bei einer täglichen Maßnahmezeit von sechs Stunden oder weniger.

Diese Werte sind eine wichtige Orientierung, ersetzen aber nicht die konkrete Prüfung durch die zuständige Stelle.

Kosten für auswärtige Unterbringung und Verpflegung

Ist eine auswärtige Unterbringung erforderlich, können Kosten für Unterkunft und Verpflegung pauschal übernommen werden.

Aktuell gelten folgende Höchstbeträge:

Kostenart	Betrag pro Tag	Höchstbetrag pro Kalendermonat
Unterbringung	60 Euro	420 Euro
Verpflegung	24 Euro	168 Euro
Gesamt		588 Euro

Die früher häufig genannten Beträge von 340 Euro für Unterkunft, 136 Euro für Verpflegung und 476 Euro insgesamt sind überholt.

Nachweise bei Unterkunft und Verpflegung

Die Kosten für auswärtige Unterbringung und Verpflegung werden pauschal berücksichtigt. Dadurch muss nicht jede einzelne Verpflegungsausgabe nachgewiesen werden.

Trotzdem können Unterlagen erforderlich sein, um die Notwendigkeit der auswärtigen Unterbringung zu belegen. Dazu können zum Beispiel gehören:

• Adresse der Bildungsstätte,
• Unterrichtszeiten,
• Verkehrsverbindungen,
• Fahrzeitberechnungen,
• Nachweis über Unterkunft am Maßnahmeort,
• Maßnahmeplan oder Stundenplan.

Die genauen Anforderungen ergeben sich aus dem konkreten Bewilligungsbescheid.

Kinderbetreuungskosten

Kinderbetreuungskosten können übernommen werden, wenn während der Weiterbildung zusätzliche Betreuungskosten für aufsichtsbedürftige Kinder entstehen.

Als aufsichtsbedürftig gelten in diesem Zusammenhang in der Regel Kinder, die noch nicht 15 Jahre alt sind.

Erstattungsfähig können zum Beispiel Kosten sein für:

• Kindergarten oder Kita,
• Hort,
• Tagesmutter oder Tagesvater,
• zusätzliche Betreuung durch andere geeignete Personen,
• Mehrkosten wegen längerer Maßnahme- oder Fahrtzeiten.

Kinderbetreuungskosten können pauschal in Höhe von 160 Euro monatlich je Kind übernommen werden.

Kinderbetreuung: Pauschale je Kind

Die Kinderbetreuungskosten werden pauschal gezahlt. Es kommt daher nicht darauf an, ob die tatsächlichen Kosten im Einzelfall etwas höher oder niedriger sind.

Bei mehreren aufsichtsbedürftigen Kindern kann die Pauschale für jedes Kind berücksichtigt werden, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.

Beginnt oder endet die Maßnahme innerhalb eines Monats, kann eine anteilige Berechnung in Betracht kommen.

Kosten rechtzeitig beantragen

Kosten im Zusammenhang mit einer Weiterbildung sollten möglichst vor Beginn der Maßnahme geklärt und beantragt werden.

Das gilt besonders für:

• Fahrtkosten,
• auswärtige Unterbringung,
• Kinderbetreuung,
• zusätzliche Lernmittel,
• besondere Prüfungs- oder Nachweiskosten.

Wer Kosten erst nachträglich geltend macht, ohne dass sie vorher bewilligt oder abgestimmt wurden, riskiert eine Ablehnung.

Auszahlung der erstattungsfähigen Kosten

Lehrgangskosten werden häufig direkt an den Bildungsträger gezahlt. Andere Kosten, zum Beispiel Fahrtkosten oder Kinderbetreuungskosten, können an die teilnehmende Person ausgezahlt werden.

Weiterbildungskosten und Teilnahmekosten werden, soweit sie nicht unmittelbar an den Maßnahmeträger gezahlt werden, grundsätzlich monatlich im Voraus ausgezahlt.

Zur Vermeidung unbilliger Härten können unter bestimmten Voraussetzungen auch angemessene Abschlagszahlungen möglich sein.

Was nicht automatisch übernommen wird

Nicht jede Ausgabe während einer Weiterbildung wird automatisch erstattet.

Nicht oder nur nach besonderer Prüfung übernommen werden zum Beispiel:

• private Lebenshaltungskosten,
• freiwillige Zusatzkurse ohne Zusammenhang mit dem Bildungsgutschein,
• nicht notwendige Arbeitsmittel,
• private Fahrten,
• nicht abgestimmte Unterkunftskosten,
• Kosten, die bereits von anderer Stelle übernommen werden,
• Ausgaben, die nicht unmittelbar durch die Weiterbildung entstehen.

Entscheidend ist immer, was im Bildungsgutschein, im Bewilligungsbescheid und in den ergänzenden Kostenentscheidungen geregelt ist.

Keine Doppelerstattung

Kosten dürfen nicht doppelt erstattet werden. Wenn ein Arbeitgeber, ein Bildungsträger, eine andere Behörde oder ein anderer Leistungsträger Kosten übernimmt, muss dies angegeben werden.

Die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter berücksichtigt dann nur die noch offenen und förderfähigen Kosten.

Wer Erstattungen verschweigt, riskiert Rückforderungen und weitere rechtliche Folgen.

Unterlagen und Nachweise

Für die Erstattung von Weiterbildungskosten sollten Unterlagen sorgfältig aufbewahrt werden.

Wichtige Nachweise können sein:

• Bildungsgutschein,
• Bewilligungsbescheid,
• Maßnahmevertrag oder Teilnahmebestätigung,
• Stundenplan oder Maßnahmeplan,
• Fahrkarten oder Ticketnachweise,
• Nachweise zur Fahrstrecke,
• Nachweis über auswärtige Unterbringung,
• Nachweise über Kinderbetreuung,
• Rechnungen und Quittungen, soweit erforderlich,
• Schriftverkehr mit Agentur für Arbeit, Jobcenter oder Bildungsträger.

Je vollständiger die Unterlagen sind, desto leichter lassen sich Rückfragen oder Verzögerungen vermeiden.

Fazit zu den erstattungsfähigen Kosten

Beim Bildungsgutschein können neben den Lehrgangskosten auch Fahrtkosten, auswärtige Unterbringung und Verpflegung sowie Kinderbetreuungskosten übernommen werden.

Aktuell können bei erforderlicher auswärtiger Unterbringung bis zu 420 Euro monatlich für Unterkunft und bis zu 168 Euro monatlich für Verpflegung berücksichtigt werden. Kinderbetreuungskosten können pauschal mit 160 Euro monatlich je Kind übernommen werden.

Wichtig ist, alle Kosten rechtzeitig zu klären, Nachweise aufzubewahren und den Bewilligungsbescheid genau zu beachten. Nicht jede Ausgabe während einer Weiterbildung wird automatisch erstattet.