Erstattung von Bewerbungskosten beim Arbeitslosengeld I

Die Agentur für Arbeit kann Arbeitslose und von Arbeitslosigkeit bedrohte Arbeitsuchende bei der Suche nach einer neuen Stelle finanziell unterstützen. Dazu gehören zum Beispiel Kosten für Bewerbungsunterlagen, Fahrten zu Vorstellungsgesprächen oder bestimmte Nachweise, die für eine Bewerbung oder Arbeitsaufnahme notwendig sind.

Diese Unterstützung läuft heute in der Regel über das sogenannte Vermittlungsbudget. Es handelt sich um eine Ermessensleistung. Das bedeutet: Es gibt keinen automatischen Anspruch auf Erstattung in einer bestimmten Höhe. Die Agentur für Arbeit entscheidet im Einzelfall, ob und in welchem Umfang Kosten übernommen werden können.

Wichtig ist vor allem: Die Kosten sollten immer vorab mit der Vermittlungsfachkraft besprochen und beantragt werden. Wer erst nachträglich Belege einreicht, riskiert, dass die Erstattung abgelehnt wird.

Was sind Bewerbungskosten?

Bewerbungskosten sind Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Suche nach einer neuen Beschäftigung entstehen. Früher ging es dabei vor allem um gedruckte Bewerbungsmappen, Fotos, Kopien und Porto. Heute entstehen viele Bewerbungen zwar digital, trotzdem können weiterhin erstattungsfähige Kosten anfallen.

Zu den möglichen Bewerbungskosten gehören zum Beispiel:

• Bewerbungsfotos, soweit sie für die Bewerbung notwendig sind,
• Bewerbungsmappen und Ausdrucke,
• Kopien oder beglaubigte Kopien,
• Porto für schriftliche Bewerbungen,
• Kosten für erforderliche Nachweise oder Bescheinigungen,
• Übersetzungen von Zeugnissen oder Unterlagen, wenn sie für die Bewerbung erforderlich sind,
• Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen,
• gegebenenfalls Übernachtungskosten bei weiter entfernten Vorstellungsgesprächen.

Ob diese Kosten tatsächlich übernommen werden, hängt vom Einzelfall und von der vorherigen Bewilligung durch die Agentur für Arbeit ab.

Förderung aus dem Vermittlungsbudget

Die Erstattung von Bewerbungskosten erfolgt nicht mehr nach einer einfachen alten Pauschalregel, die überall gleich gilt. Maßgeblich ist heute die Förderung aus dem Vermittlungsbudget nach § 44 SGB III.

Über das Vermittlungsbudget können angemessene Kosten übernommen werden, wenn sie für die berufliche Eingliederung notwendig sind. Dazu gehören Kosten, die bei der Suche nach Arbeit, bei Bewerbungen oder im Zusammenhang mit der Aufnahme einer Beschäftigung entstehen.

Die Agentur für Arbeit kann solche Kosten ganz oder teilweise erstatten. Sie kann auch Pauschalen festlegen. Entscheidend ist aber immer die vorherige Entscheidung der Agentur für Arbeit beziehungsweise der zuständigen Vermittlungsfachkraft.

Kein automatischer Anspruch auf bestimmte Beträge

Die früher häufig genannte Erstattung von 5 Euro pro Bewerbung oder 260 Euro pro Jahr sollte heute nicht mehr pauschal als sichere Regel dargestellt werden. Solche Pauschalen können zwar regional oder im Einzelfall eine Rolle spielen, sie sind aber keine allgemein garantierte bundesweite Zahlung.

Die Agentur für Arbeit entscheidet, welche Kosten notwendig und angemessen sind. Dabei können auch interne Vorgaben, regionale Regelungen und die konkrete Eingliederungsstrategie eine Rolle spielen.

Wer Bewerbungskosten erstattet bekommen möchte, sollte deshalb vorab klären:

• welche Bewerbungsarten gefördert werden,
• ob eine Pauschale oder eine Erstattung nach Nachweis vorgesehen ist,
• welche Höchstbeträge gelten,
• welche Unterlagen später eingereicht werden müssen,
• ob die Förderung schriftlich oder online beantragt werden kann.

Reisekosten zu Vorstellungsgesprächen

Auch Reisekosten zu Vorstellungsgesprächen können über das Vermittlungsbudget übernommen werden. Dazu zählen insbesondere Fahrkosten, zum Beispiel für Bahn, Bus oder andere öffentliche Verkehrsmittel. Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs kann eine Wegstreckenentschädigung in Betracht kommen.

Bei weiter entfernten Vorstellungsgesprächen können unter Umständen auch Übernachtungskosten berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass die Reise notwendig und angemessen ist und die Kosten nicht vom Arbeitgeber übernommen werden.

Für Reisekosten gilt besonders: Die Erstattung sollte möglichst vor dem Vorstellungsgespräch beantragt werden. Die Agentur für Arbeit bietet für Reisekosten zu Vorstellungsgesprächen teilweise auch eine digitale Antragstellung an.

Übernimmt der Arbeitgeber die Fahrtkosten?

Grundsätzlich können bei einem Vorstellungsgespräch auch Ansprüche gegen den Arbeitgeber eine Rolle spielen. Viele Arbeitgeber schließen die Erstattung von Reisekosten jedoch bereits in der Einladung ausdrücklich aus.

Die Agentur für Arbeit übernimmt Kosten aus dem Vermittlungsbudget nur, soweit der Arbeitgeber gleichartige Leistungen nicht oder voraussichtlich nicht erbringt. Wer eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhält, sollte deshalb prüfen, ob dort etwas zur Kostenerstattung steht.

Wenn der Arbeitgeber die Kosten ganz oder teilweise erstattet, muss dies der Agentur für Arbeit mitgeteilt werden. Eine doppelte Erstattung ist nicht zulässig.

Antrag auf Erstattung der Bewerbungskosten

Die Erstattung von Bewerbungskosten muss beantragt werden. Zuständig ist bei Beziehern von Arbeitslosengeld I in der Regel die Agentur für Arbeit. Bei Bürgergeld-Bezug ist dagegen meist das Jobcenter zuständig.

Der Antrag sollte gestellt werden, bevor die Kosten entstehen. Das kann persönlich, telefonisch, schriftlich oder je nach Leistung auch online geschehen. Am sichersten ist es, die Förderung direkt mit der Vermittlungsfachkraft zu besprechen und sich Umfang und Voraussetzungen bestätigen zu lassen.

Wurde die grundsätzliche Übernahme bestimmter Kosten bereits vereinbart, können die konkreten Kosten anschließend mit Nachweisen geltend gemacht werden.

Welche Nachweise sind erforderlich?

Die Agentur für Arbeit kann Nachweise verlangen, um die Bewerbungskosten oder Reisekosten zu prüfen. Welche Unterlagen notwendig sind, hängt von der Art der Kosten ab.

Typische Nachweise sind:

• Bewerbungsliste mit Datum, Arbeitgeber und Stelle,
• Kopien oder Ausdrucke der Bewerbungen,
• E-Mail-Nachweise bei Online-Bewerbungen,
• Einladung zum Vorstellungsgespräch,
• Fahrkarten oder Buchungsbelege,
• Hotelrechnung bei notwendiger Übernachtung,
• Quittungen für Bewerbungsfotos, Mappen, Kopien oder Porto,
• Nachweise über notwendige Bescheinigungen oder Übersetzungen.

Bei pauschalierter Erstattung kann unter Umständen eine Liste der Bewerbungen genügen. Bei Erstattung nach tatsächlichen Kosten sind Belege besonders wichtig.

Aufbau eines Nachweises über Eigenbemühungen

Bewerbungskosten hängen häufig mit dem Nachweis von Eigenbemühungen zusammen. Deshalb sollte eine Bewerbungsliste vollständig und nachvollziehbar geführt werden.

Eine solche Übersicht kann zum Beispiel folgende Angaben enthalten:

Angabe	Inhalt
Datum	Tag der Bewerbung oder Kontaktaufnahme
Firma	Name und Anschrift des Unternehmens
Ansprechpartner	Name, Abteilung, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, soweit bekannt
Stelle	Berufsbezeichnung oder Tätigkeit, auf die sich die Bewerbung bezog
Art der Bewerbung	schriftlich, per E-Mail, Online-Formular, telefonisch oder persönlich
Nachweis	Kopie, E-Mail, Uploadbestätigung, Einladung oder Antwort des Arbeitgebers
Ergebnis	offen, Absage, Vorstellungsgespräch, Probearbeit oder Arbeitsaufnahme

Je vollständiger diese Angaben sind, desto einfacher ist die spätere Prüfung durch die Agentur für Arbeit.

Online-Bewerbungen und digitale Nachweise

Viele Bewerbungen erfolgen heute per E-Mail oder über Online-Portale. Auch solche Bewerbungen können als Eigenbemühung zählen und je nach Fall bei der Förderung berücksichtigt werden.

Bei Online-Bewerbungen sollten Nachweise gespeichert werden. Geeignet sind zum Beispiel versendete E-Mails, Eingangsbestätigungen, Screenshots von Bewerbungsportalen oder PDF-Kopien der eingereichten Unterlagen.

Auch wenn bei digitalen Bewerbungen oft keine klassischen Porto- oder Mappenkosten entstehen, können andere Kosten relevant sein, etwa für notwendige Unterlagen, beglaubigte Kopien, Übersetzungen oder Bewerbungsfotos.

Bewerbungskosten bei drohender Arbeitslosigkeit

Eine Förderung ist nicht erst möglich, wenn bereits Arbeitslosengeld I bezogen wird. Auch wer von Arbeitslosigkeit bedroht ist, kann unter bestimmten Voraussetzungen Unterstützung aus dem Vermittlungsbudget erhalten.

Das kann zum Beispiel wichtig sein, wenn eine Kündigung bereits ausgesprochen wurde oder ein befristeter Vertrag bald endet. Ziel ist, Arbeitslosigkeit möglichst zu vermeiden oder schnell zu beenden.

Auch hier gilt: Vorher Kontakt zur Agentur für Arbeit aufnehmen und klären, welche Kosten übernommen werden können.

Bewerbungskosten bei Bürgergeld

Wer Bürgergeld bezieht, ist für Bewerbungskosten in der Regel nicht bei der Agentur für Arbeit, sondern beim Jobcenter richtig. Auch dort gibt es das Vermittlungsbudget.

Die Grundidee ist ähnlich: Notwendige Kosten der Bewerbung oder Arbeitsaufnahme können übernommen werden, wenn sie vorher beantragt und bewilligt werden. Zuständig ist aber die persönliche Ansprechperson im Jobcenter.

Da Jobcenter eigene Abläufe und Vorgaben haben können, sollte die Förderung dort direkt vor Entstehen der Kosten geklärt werden.

Keine Doppelerstattung

Bewerbungskosten und Reisekosten dürfen nicht doppelt erstattet werden. Hat ein Arbeitgeber, eine andere Stelle oder ein anderer Leistungsträger die Kosten bereits übernommen, muss dies im Antrag angegeben werden.

Auch eine teilweise Erstattung ist anzugeben. Die Agentur für Arbeit berücksichtigt dann nur noch den verbleibenden Betrag, soweit dieser förderfähig ist.

Wer unvollständige oder falsche Angaben macht, riskiert Rückforderungen und weitere rechtliche Folgen.

Praktische Tipps für den Antrag

Damit es bei der Erstattung nicht zu Problemen kommt, sollten Bewerbungskosten sauber dokumentiert werden.

Sinnvoll ist vor allem:

• vorher mit der Vermittlungsfachkraft sprechen,
• den Antrag vor Entstehen der Kosten stellen,
• Einladungen zu Vorstellungsgesprächen aufbewahren,
• Fahrkarten, Hotelrechnungen und Quittungen sammeln,
• Bewerbungen in einer Liste dokumentieren,
• Online-Bewerbungen als Nachweis speichern,
• Erstattungen durch Arbeitgeber offen angeben,
• Fristen und Vorgaben der Agentur für Arbeit beachten.

Besonders bei größeren Kosten, etwa längeren Reisen oder Übernachtungen, sollte die Zusage nicht nur mündlich bleiben. Eine schriftliche oder elektronische Bestätigung ist deutlich sicherer.

Fazit zur Erstattung von Bewerbungskosten

Bewerbungskosten und Reisekosten zu Vorstellungsgesprächen können beim Arbeitslosengeld I über das Vermittlungsbudget gefördert werden. Es handelt sich aber um eine Ermessensleistung, nicht um eine automatische Zahlung in fester Höhe.

Entscheidend ist, dass die Kosten notwendig und angemessen sind, vorher beantragt werden und nicht bereits vom Arbeitgeber oder einer anderen Stelle übernommen wurden. Wer Bewerbungen, Einladungen und Belege ordentlich dokumentiert, verbessert die Chancen auf eine reibungslose Erstattung.